XX綜合檔案管理系統根據電子檔案的收集、管理和利用的管理流程，提供了建庫、數據錄入、原件掃描采集、移交歸檔、數據導入導出、報表打印、統計、檔案編研、檔案銷毀、庫房實體管理、脫機保管、實物借閱、在線借閱、監控報警以及電子檔案瀏覽、下載、打印等完整、高效、安全、易用的檔案管理基本功能，還提供選配功能提高系統錄入、查詢效率并保證系統安全。下面從檔案管理的業務角度進行信息收集、管理、保存、信息利用、業務維護、系統設置和安全設置進行介紹：
信息收集部分包含建立文檔庫、接口錄入、數據錄入、導入導出、移交歸檔等功能。接收不同來源的檔案數據：可以通過接口接收其他系統的數據；通過控件直接錄入檔案數據；通過掃描設備等直接錄入電子文件；通過導入、導出功能實現歷史數據的導入；通過移交歸檔實現臨時檔案到正式檔案的歸檔。
3.1.1建立文檔庫
綜合檔案管理系統以文檔庫的方式存儲數據，從業務過程上分為文件庫、預歸檔庫和檔案庫三大類。
1）文件庫下的文檔庫主要用于收集和管理數據文件，包括上級機關下發的文件、單位發出的文件以及從OA系統中收集到的數據。此分類下包括收文庫、發文庫、移交記錄庫等數據庫。收集到的數據文件可以移交到預歸檔庫中對應的文檔庫中進行整理，也可以不移交，保留在當前庫中。
2）預歸檔庫下的文檔庫主要用于接收和管理由文件庫移交過來的文件和資料，包括待歸檔文件和不歸檔文件以及退回的文件。數據整理后，可以歸檔到檔案庫中保存。此分類下包括：傳統文書、新文書、科技、基建、會計、光盤、錄音、錄像、設備、實物、照片、圖書以及用戶自定義的文檔庫。
3）檔案庫下的文檔庫主要用于保管正式檔案信息。此分類下包括：傳統文書、新文書、科技、基建、會計、光盤、錄音、錄像、設備、實物、照片、圖書以及用戶自定義的文檔庫。
由于數據信息來源不同，數據的多元化以及客戶的特殊需求，使得文檔庫結構需要根據實際情況進行靈活多樣的變化。綜合檔案管理系統提供兩種建立文檔庫的方式：新建文檔庫和定制文檔庫，以及合理化規范數據庫的新建節點功能。
3.1.1.1建立文檔庫
系統提供固定的庫模板，包括收文庫、發文庫、傳統文書、新文書、科技、基建、會計、光盤、錄音、錄像、設備、實物、照片、圖書等檔案專用庫模板，便于用戶快捷建立文檔庫。
3.1.1.2定制文檔庫
定制文檔庫是根據用戶實際需求建立新庫。根據定制的代碼表、數據結構，靈活建立適應客戶需求的文檔庫。
3.1.1.3建立節點
節點用于對文檔庫進行分類，可以根據實際需要進行建立，將屬于同一類型的文檔庫建立在一個節點下。節點下可以再建立節點，沒有數量限制。通過節點把文檔庫組織起來以目錄樹的形式友好的展示給用戶。
3.1.2數據錄入
3.1.2.1目錄著錄
用戶使用此功能進行案卷、卷內、文件等信息條目的錄入工作。系統提供兩種錄入形式（表格、分頁）、代碼選擇、信息復制、流水號提取、信息自動提取、查重（支持關聯查重）、批量修改等操作，提高錄入的工作效率，減少錄入的工作強度。
1）錄入形式
系統提供表格和分頁兩種錄入形式。表格形式可以在同一頁面同時增加修改多個條目信息，便于用戶使用進行數據的比較錄入。分頁形式每頁顯示一個條目信息，用戶可以像書簽翻頁一樣有針對性一頁一頁錄入條目信息。
2）代碼選擇
系統將有規律的字段信息形成代碼列表和代碼樹（例如：保管期限），在錄入頁面中，此類字段會自動產生下拉列表和下列樹，供用戶選擇錄入。
3）信息復制
系統可以根據表達式設置獲得當前記錄其他字段信息或其他庫中記錄的指定字段值。
4）流水號提取
系統根據規則自動或手動提取流水號，生成件號、檔號等。
5）信息自動提取
系統根據規則生成主題詞、檔號、創建時間、頁數等字段對應的信息。
系統通過識別圖片自動提取圖片中文字信息，添加到對應字段上。
系統直接提取CAD圖紙文件中的信息，添加到對應字段上。
6）查重
系統提供自動查重功能，如果有重復信息，系統會給出記錄重復提示。除了標準條目查重外，系統還提供關聯查重，可以根據設置檢查字段間的關聯唯一性，重復會給出友好提示。
7）批量修改
系統可對用戶選擇的一批數據進行統一修改，即用戶根據自己實際需要使用批量修改功能統一自動修改條目內容（包括加前綴、后綴、替換中間內容等）。
3.1.2.2文件掃描
系統提供文件掃描功能對文件進行掃描錄入，支持批量掃描和單頁掃描，支持單雙面掃描，并根據設置的前綴信息自動生成文件名稱。
3.1.2.3電子文件掛接
1）單個電子文件上傳
在錄入記錄時，選擇電子文件直接上傳到服務器，并建立與記錄之間的對應關系。
2）批量上載掛接
系統提供批量上載掛接功能，將多個電子文件上傳到服務器生成記錄，并根據文件命名規則，建立與父記錄的掛接關系。
3）條碼識別掛接
條碼識別掛接功能是在對紙質文件進行掃描時自動識別紙質文件上的條碼，根據條碼系統自動將掃描的電子文件掛接到對應的條目下。
3.1.2.4版本管理
版本管理記錄數據變更信息，形成歷史記錄。便于用戶追溯歷史信息。版本管理功能還提供檢出、檢入、取消檢出、查看版本記錄功能，用于維護版本記錄。
3.1.3移交歸檔
移交歸檔是檔案管理重要的操作流程。兼職檔案管理員收集整理數據后，將需要移交的數據移交到預歸檔庫。檔案管理員整理預歸檔庫中的數據記錄，不合格文件退回到文件庫，合格的數據進行保管期限劃分、組卷、編號等數據整理，將數據歸檔到正式檔案庫，形成正式檔案。用戶可以根據權限查看檔案記錄。
3.1.4整理組卷
3.1.4.1編號
用戶通過手工調整案卷號、件號等信息后，系統自動根據年度、保管期限、分類、件號等信息進行排序顯示。用戶可以通過編號功能，生成檔號或其他所需的案卷流水號信息。
3.1.4.2組卷、拆卷
1）手工組卷
用戶使用手工組卷功能，可以將文件記錄插入到指定案卷下，形成卷內目錄。在沒有案卷記錄的情況下，用戶可以選擇文件后直接進行立卷，添加案卷信息后，文件自動添加到案卷下形成卷內目錄。
2）自動組卷
系統提供自動組卷功能，根據用戶設置的組卷條件，將文件記錄自動添加到案卷下，形成卷內目錄。
3）拆卷
用戶可以選擇案卷進行拆卷操作，將卷內目錄拆離開，以便進行重新組卷。
3.1.4.3數據導入、導出
1）數據導入
將外部數據按照規則導入到綜合檔案管理系統中。導入功能支持導入xml、txt、mdb、xls、dbf、ods等多種文件格式。數據導入功能支持將其他數據庫中的數據導入到當前系統中。系統根據設置的對應關系，使不同結構的數據之間可以相互轉換。數據導入時，支持覆蓋導入和生成新記錄兩種方式。
2）數據導出
將系統中的數據按一定規則導出，導出的數據格式為國家檔案局規定的標準格式以及xml、xls、ods、txt、mdb、dbf等。數據導出時，支持覆蓋導出。
3.1.5報表打印
系統提供制作好的報表模板，用戶根據需要選擇對應封面、全引目錄、備考表等報表模板進行打印。此功能提供打印預覽、打印和生成文檔三個功能。打印預覽可以預覽打印結果。打印和生成文檔支持多模板批量打印和生成文檔。
3.2.1借閱管理
1）實物借閱登記
檔案管理員檢索到允許借閱的案卷或文件，對借閱的案卷或文件進行登記，登記借閱者、借閱目的、借閱日期、利用天數、借出數量等信息。允許一次性借出多條案卷或文件，逐一進行登記。
2）借閱歸還
檔案管理員在借閱庫中檢索欲歸還的案卷或文件記錄，對案卷或文件進行登記，更改登記狀態為已歸還并記錄歸還日期。
3）借閱催還
檔案管理員可以對“已到期”的借閱記錄進行催還，催還方式分為郵件、手機短信、系統消息和打印催還單四種，可以同時選擇多種催還方式通知借閱者歸還借閱的案卷或文件。
4）借閱設置
借閱設置用于設置案卷或文件允許借閱的期限，默認為1個月，可以根據用戶的實際借閱期限在此進行設置。超過設置借閱期限的記錄，系統會自動將其設置為“已到期”狀態，由檔案管理員執行催還操作。
5）借閱統計
系統提供多種統計方案，系統管理員可以根據需要進行統計，并打印統計結果，下載統計圖表（圖表支持2d、3d的柱圖、餅圖、曲線圖等）。針對借閱，統計方案如下：
l 按借閱人統計：統計借閱者在某一時間段內借閱檔案的個數。可以指定借閱人進行統計。
l 按時間統計：統計在某一時間段內被借閱的所有檔案個數，以及各自檔案的個數。
l 按檔案統計：統計某一時間段內某個檔案被借閱的情況，包括檔案被借閱人借閱的次數。
l 按借閱目的統計：統計某一時間段內被借閱的所有檔案各自對應不同目的的累計次數,這樣可以統計出檔案的用途，測評檔案的實際應用利用率。
l 按借閱頻率統計：統計某一時間段內被借閱的所有檔案各自的累計次數,這樣可以評測檔案利用價值的高低。
l 按操作者統計：統計某一時間段內借閱管理員共借出的檔案個數。
除了固定方案之外，檔案管理員還可以根據實際需要設置統計條件進行統計。
3.2.2檔案保管
對檔案的實體進行保管，包括鑒定銷毀、升級保管、重新歸檔、銷毀還原、清除、統計等功能。
3.2.2.1建立銷毀庫
建立銷毀庫，可以通過新建文檔庫功能，選擇“銷毀庫”模板建立銷毀庫，銷毀庫用于存放檔案的銷毀記錄，被銷毀的檔案在此處查詢到，并允許檔案管理員進行還原或清除，以及統計銷毀信息。
3.2.2.2鑒定銷毀
鑒定銷毀用于鑒定出欲銷毀的檔案記錄。系統根據保管期限和歸檔日期，自動鑒定出需要進行銷毀的記錄。檔案管理員根據鑒定結果打印銷毀單，領導審批通過后，將鑒定出的記錄進行銷毀。
3.2.2.3升級保管
將鑒定后需要進行銷毀的記錄進行升級保管，不對其進行銷毀。系統自動將當前記錄的保管期限進行升級。檔案管理員根據鑒定結果打印升級保管清單，領導審批通過后，將鑒定出的記錄進行升級保管。
3.2.2.4重新歸檔
將鑒定后需要進行銷毀的記錄進行重新歸檔，不對其進行銷毀。系統自動將當前記錄的歸檔日期置成當前日期實現記錄重新歸檔。檔案管理員根據鑒定結果打印重新歸檔清單，領導審批通過后，將鑒定出的記錄進行重新歸檔。
3.2.2.5銷毀還原
對已經銷毀的記錄進行還原。檔案管理員到銷毀庫中檢索到需要進行還原的記錄，將其還原，系統還原此記錄對應的原始記錄并記錄還原狀態，檔案庫中可以看到此記錄。
3.2.2.6銷毀清除
對已經銷毀的記錄進行徹底清除。清除后的記錄，系統中將不再保存。檔案管理員到銷毀庫中檢索到需要進行清除的記錄，將其清除。系統清除此記錄對應的原始記錄并置清除狀態。
3.2.2.7銷毀統計
系統提供多種統計方案，系統管理員可以根據需要進行統計，并打印統計結果，下載統計圖表（圖表支持2d、3d的柱圖、餅圖、曲線圖等）。針對銷毀，統計方案如下：
l 按人統計：統計銷毀人在某一時間段內銷毀檔案的次數。可以指定銷毀人進行統計。
l 按時間統計：統計在某一時間段內被銷毀的所有檔案次數。
除了固定方案之外，檔案管理員還可以根據實際需要設置統計條件進行統計。
3.2.3庫房實體管理
3.2.3.1建立庫房
可以通過新建文檔庫功能，選擇“庫房”模板建立庫房庫，庫房庫用于存放檔案的實體在實際庫房庫中位置等記錄信息，被放入庫房中的檔案在此處可以查詢到。庫房庫中可以根據實際需要建立庫房、區域、列、節和層。
3.2.3.2入庫
選擇需要入庫的檔案記錄，將檔案記錄存放到庫房庫中指定位置上，并記錄檔案入庫狀態。入庫后，到庫房庫中某個位置上，可以查看到當前位置上所有存放的檔案記錄。
3.2.3.3出庫
選擇已經入庫的檔案記錄，執行出庫操作，系統刪除庫房庫中對應的記錄。
3.2.3.4庫房示意圖
庫房示意圖，用于顯示庫房中存放的檔案信息。可以查看庫房、區域、列、節、層上的分類情況，使用情況和環境情況。對庫房庫進行監控。
3.2.3.5密集架控制
密集架是由各個列組成，即密集架中可以自由移動的部分，可以根據實際需要有管理員控制移動密集架位置。（需與硬件進行接口集成）
3.2.3.6庫房統計
系統管理員可以根據需要定制統計條件進行統計，并打印統計結果，下載統計圖表（圖表支持2d、3d的柱圖、餅圖、曲線圖等）。針對庫房，可以方便的統計出各庫房的各類檔案存儲數量等。
3.2.4脫機管理
3.2.4.1建立脫機存檔庫
可以通過新建文檔庫功能，選擇“脫機存檔庫”模板建立脫機存檔庫，脫機存檔庫用于記錄脫機介質信息，包括名稱、容量、已存容量、剩余容量等。管理員可以將脫機記錄中檔案記錄統一脫機保存到本地光盤或本地磁盤中。
3.2.4.2脫機保管
此功能用于將脫機存檔庫中存放的檔案記錄保存到本地磁盤上。用戶選擇指定磁盤，將檔案記錄下載到指定磁盤上。可以將保管下來的文件存入光盤中保管或上報。在任何終端中，使用脫機數據目錄中的瀏覽程序ECPRun.exe可以脫機查閱相關文檔信息及電子原件內容。
3.3.1檢索
3.3.1.1模糊檢索
選擇指定類型，輸入想要檢索的字符，系統會自動在當前指定類型的所有字段查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。支持跨庫模糊檢索。檢索后系統會自動記錄檢索條件，方便用戶進行第二次檢索。
3.3.1.2屬性檢索
選擇指定類型，在需要檢索的屬性字段上輸入想要檢索的字符，系統會自動在當前指定類型中按照屬性字段條件查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。支持跨庫屬性檢索。檢索后系統會自動記錄檢索條件，方便用戶進行第二次檢索。
3.3.1.3高級檢索
選擇指定類型，根據需要構造檢索條件，可以便捷的修改和刪除條件。系統會根據當前構造的檢索條件查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。支持跨庫高級檢索。檢索后系統會自動記錄檢索條件，方便用戶進行第二次檢索。
3.3.1.4深入檢索
通過“模糊檢索”、“屬性檢索”或“高級檢索”后，在檢索的結果中，進行再次檢索，縮小檢索范圍，支持多次檢索。
3.3.1.5全文檢索
全文檢索通過分析技術快速檢索電子文件內容和條目數據字段中的內容。支持檢索htm、html、asp、txt、doc、pdf、ppt、xls和wps等文件格式。（詳見選配模塊中全文檢索組件說明）
3.3.2檔案編研
檔案編研方便用戶對文獻原文進行整理。系統主要從以下兩個方面實現：
1）專題記錄
記錄一些與“檔案編研”相關的文檔（如：大事記、組織沿革等），文檔以條目方式記錄。根據用戶實際需求設置編研專題，將同一專題相關的文檔歸納在此專題下，以方便用戶查閱和管理。
2）文件匯編
將用戶所需要的資料打印或下載下來以便用戶使用。每個用戶使用系統管理的文件類型也大不相同，可能同一個專題下所存儲的附件種類也不盡相同（如：可能同時存在pdf、word、cad等文件）。系統為滿足大多數用戶的需求，使用戶操作更靈活，因此提供兩種方式的文件匯編：一種是按用戶設置的模板生成封面和目錄并將用戶選擇的所有文件及附件打印出來，另一種是生成封面和目錄后將所有附件下載到用戶指定的位置。
3.3.3在線借閱
1）借閱申請
不同用戶可以選擇自己需要的檔案記錄進行在線借閱申請，可以選擇審批人，借閱期限和審批權限等信息。申請需要的權限（例如：瀏覽、下載、打印等）。
2）借閱審批
檔案負責人審批借閱申請，如果同意申請，系統會自動給予申請人其申請的權限。
3）借閱查詢
檔案負責人可以通過此功能查看借閱者要借閱的檔案，審核是否允許其進行借閱。
3.4.1代碼維護
用于維護有規則意義的代碼信息，由業務管理員統一定義維護，包括代碼表定義、新增代碼、修改代碼、刪除代碼、復制、剪貼、粘貼以及代碼表的導入和導出，方便業務管理員管理代碼表。代碼表可以定義一級代碼和多級代碼表兩種。一級代碼表中可以定義保管期限類代碼值；多級代碼表可以定義分類號之類的有層次或包含關系的代碼值。
3.4.2文檔類型維護
用于維護定制文檔庫時需要的文檔類型，由業務管理員統一定義維護，包括新增、修改、刪除、復制、剪切、粘貼以及業務類型的導入和導出，方便業務管理員管理文檔類型。在文檔類型中可以定義字段名稱、類型、空標識、唯一性標識、大小等信息。
3.4.3主題詞維護
用于維護主題詞信息，由業務管理員統一定義維護。可以新建、導入、修改主題詞。方便用戶在錄入時提取文件信息中的主題詞。
3.4.4圖標管理
用于維護系統中需要的圖標信息，由業務管理員統一定義維護。業務管理員可以上傳、修改需要的圖標。此處維護的圖標，可以在定制、修改文檔庫或文檔類型時進行選擇使用。例如文檔庫的圖標和打開圖標，都是從圖標庫中獲得的。
3.4.5字段對應規則
業務管理員使用此功能配置字段信息，可以選擇兩個文檔庫中類型進行字段匹配，字段按名稱進行自動匹配。目前此功能用在移交歸檔中，系統根據字段對應規則策略進行移交歸檔。
3.4.6安全策略管理
參見選配功能中安全策略管理說明。
3.4.7文檔庫模板管理
此功能用于維護系統初始化定義的模板。可以新建/修改模板分類，刪除、復制、剪切、粘貼模板分類和模板。此處維護的模板來源有兩個，一個是系統自帶的數據庫模板，一個是用戶通過定制、修改文檔庫后發布的模板。其中發布模板用戶可以把定制修改好的數據庫模板指定到某一個模板分類下，形成標準庫模板，供業務管理員使用。
系統設置用于維護系統信息，包括用戶管理、介質管理、全文檢索設置和用戶監控等功能。
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